経験者が教える！メーカーの企業受付ってどんな仕事？未経験でもできるの？

派遣社員をしていると、たまに企業受付という求人がありますが、どんな仕事をするのか想像がつかないかと思います。

メーカー2社で受付業務を経験した私が仕事内容についてご紹介したいと思います！

仕事内容

・お客様の来客対応

・お茶だし

・応接室や会議室の管理

・お客様の昼食の手配

・電話応対(社内、社外)

・工場見学や立会い検査の準備

・郵便物の受け取りや発送の取りまとめ

・WordやExcelを利用した簡単な書類作成

・備品管理

・書類管理

・簡単な清掃

以上が主な業務となります。

工場見学や立会い検査ってなに？と思われるかと思いますが、これはメーカーならではのものです。

メーカーではお客様に対して「我が社ではこういったものをこんな所で作っていますよ」と紹介するために工場見学を行います。

また、立会い検査というのは、作った製品(未完成)の品質等をお客様に確認してもらう作業のことです。

お客様が工場見学や立会い検査で来られる場合は工場内に立ち入るので、ヘルメットや上着(汚れ防止用)の用意など必要な物を準備をしたりします。

基本的にメインは来客対応ですので、お客様がたくさん来社される日は忙しくなります。

来客対応の隙間に付随する業務もしていかなければなりませんので、来客スケジュールをある程度頭に入れながら対応しなければなりません。

時間通りに来られるお客様だけではなく、渋滞などで遅れてくるお客様もいらっしゃるので、柔軟な対応が必要です。

また、受付は総務部の所属になるので、総務の仕事が回ってくることもあります。

その際にWordやExcel、PowerPointなどのオフィスを使うことがあります。

私が勤めていた企業では会議室の管理表をExcelで作成していましたので、関数までは不要なものの、操作における基本的な知識は必要でした。

受付に役立つスキル、経験

・コミュニケーションスキル

・基本的なパソコンのスキル

・接客業の経験

・臨機応変に対応する能力

・英語などの語学力

社内の職員や保安とも連携して、お客様を待たせないようにしなければいけないので、コミニュケーションスキルは必要になってきます。

また、上記でもお伝えした通り、基本的なパソコン操作はできておいた方が良いです。

接客業の経験については必須という訳ではありませんが、あった方が来客対応の面でも仕事がしやすいと思います。

また、同じ作業をずっと繰り返すような仕事ではないので、ある程度臨機応変に対応出来る方が向いてます。

語学力については、海外のお客様が来られる企業で働く場合には「会社名をお伺いしてもよろしいでしょうか？」「どの者とお約束でいらっしゃいますか？」などの英語くらいは話せる必要があります。

ただし、そこまで気を負う必要はありません。

私も全然話せませんが、インターネットで調べた例文を海外のお客様が来る直前に暗記したりしていました。

もちろん海外のお客様が来ない企業や、対応については全て担当者が行う企業もありますので、その点は就業前に確認しておくのが良いと思います。

未経験者でもできるの？

ズバリ、できます！！

私も未経験の状態で受付の求人を見つけてから応募→採用していただけましたので、未経験者でも採用していただけます。

私の場合は銀行業務の経験がありるので、来客対応という点では有利に働いた可能性もありますが、一緒に仕事をしていたもう1人の方は未経験者でした。

経歴も事務職のみでしたので、来客対応の経験が必ずしも必要とはいえません。

銀行や携帯電話会社、アパレル企業等の接客業で働かれていた方の方が来客対応について基本的なことが既に身についている為、有利になる可能性があるという程度でしょう。

未経験者でもやる気さえあれば十分業務をこなしていけますので、興味がある方は是非挑戦してみてください！

以上、メーカーの受付業務についてご紹介させていただきました！